حضور و غیاب به روش سنتی یا مدرن

روش رایج حضور و غیاب و به روش سنتی، وابسته به فرم های دستی است و مدیریت و تنظیم و همچنین جمع آوری اطلاعات آنها به وقت زیادی نیاز دارد و نتایج به دست آمده نیز اطمینان بالایی ندارند. اما سیستم های حضور و غیاب آنلاین بر اساس ویژگی های بیومتریک شخص تنظیم می‌شوند و علاوه بر امنیت بالا و سایر مزیت های دیگر که در ادامه ذکر خواهد شد، با خودکار سازی کارها، حجم زیادی از کارهای دستی را کاهش می‌دهند و نظارت و بهره وری بیشتر را ارائه می‌دهند.

انواع روش های حضور و غیاب

  1. سیستم های حضور و غیاب یا attendance system

سیستم های حضور و غیاب، از چهره و اثر انگشت برای مدیریت حضور و غیاب استفاده می‌کنند. با اینکه هر دو سیستم عملکرد فوق العاده ای دارند، اما از نظر قیمت و ویژگی های اساسی با یکدیگر متفاوت هستند.

  • سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر اثر انگشت یا Fingerprint-based attendance system

سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر اثر انگشت از رایج ترین سیستم ها برای مدیریت حضور و غیاب به شمار می‌روند و همانگونه که از نام آنها مشخص است از ویژگی بیومتریک اثر انگشت، استفاده می‌کنند. این سیستم ها به دلیل قیمت مناسبی که دارند، در اغلب کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

  • سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر چهره یا Face attendance system

سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر چهره، نظارت بیشتر را ارائه می‌دهند و با نصب تجهیزات مناسب، ردیابی عملکرد کارکنان و نظارت بیشتر بر آنها بسیار آسان است. این سیستم ها به دلیل، نیاز به تجهیزات پیشرفته تر به هزینه بیشتری برای اجرا نیاز دارند.

شیوه کار این سیستم ها نیز اینگونه است که ابتدا، مشخصات افراد بسته به تکنولوژی پیاده سازی(چهره یا اثر انگشت) در یک دیتابیس ذخیره می‌شود و کارکنان، برای ثبت ورود و خروج خود کافی است که ویژگی های بیومتریک خود را اسکن کنند.

  1. اپلیکیشن های مدیریت حضور و غیاب یا Attendance management apps

شیوه دوم ، استفاده از اپلیکیشن های مدیریت حضور و غیاب است که کاربر، کافی است نرم افزار را بر روی سیستم و یا اپلیکیشن موبایلی را بر روی گوشی تلفن خود نصب کند و تمام کارها به صورت خودکار انجام می‌گیرد.

این شیوه حضور و غیاب آنلاین، بر خلاف دو روش قبلی هزینه کمتری دارد و هزینه نگهداری و تعمیرات آن نیز کمتر است. از این اپلیکیشن ها و نرم افزارها، علاوه بر مدیریت حضور و غیاب کارکنان، برای مدیریت دانش آموزان و دانشجویان نیز استفاده می‌شود.

نکته ای که باید به آن اشاره کرد، این است که امنیت سیستم های حضور و غیاب، نسبت به اپلیکیشن ها بیشتر است.

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این اپلیکیشن ها کافی است که به این مقاله مراجعه نمایید.

مزیتی که اپلیکیشن حضور و غیاب و یا اپلیکیشن تایمیت دارند این است که بر روی هر دو سیستم عامل iOS و Android نصب می‌شوند و تمام ویژگی هایی که برای مدیریت و نظارت بیشتر بر کارکنان نیاز دارید را در اختیار شما قرار خواهند داد؛ ردیابی ساعت های کار کارکنان، حضور و غیاب آنها، زمان صرف شده در محل کار، مکان فیزیکی که حضور داشتند، درخواست های مرخصی، ماموریت، تردد و بسیاری از ویژگی های دیگر را در خود جای داده اند.

در ضمن، کارمندان با استفاده از این اپلیکیشن ها، می‌توانند گزارش عملکرد خود را به صورت فایل منظم مشاهده نمایند.

نکته دیگر در مورد این اپلیکیشن ها، این است که به مدیران امکان می‌دهند، حضور و غیاب افراد در چندین مکان را فقط با گشت و گذار در اپلیکیشن خود انجام دهند.

مزیت استفاده از سیستم های حضور و غیاب آنلاین

اگر هنوز هم فکر می‌کنید که شیوه حضور و غیاب آنلاین، مناسب محیط کاری شما نیست، مزیت های استفاده از این شیوه که در ادامه آمده است را با دقت بخوانید.

  • حذف خطای انسانی و دقت بالا

هر جا که انسان، حضور داشته باشند، خطا نیز وجود خواهد داشت؛ اما با استفاده از این سیستم های الکترونیکی می‌توانید خطای انسانی را حذف کنید و نظارت دقیق تری بر سیستم حقوق و دستمزد خود داشته باشید.

  • مدیریت بهتر حقوق و دستمزد تا 1600 دلار برای هر کارمند

استفاده از شیوه حضور و غیاب آنلاین، علاوه بر دقت بالا، از نظر اقتصادی نیز بسیار سودمند خواهد بود، با این سیستم ها و مدیریت غیبت ها، تاخیر، گزارش های نادرست و سایر ویژگی های دیگر می‌توانید میزان حقوق برای هر کاربر را تا 1600 دلار کاهش دهید. نتایج گفته شده توسط گروه Axsium(axsiumgroup.com) ارائه شده است.

  • افزایش عملکرد و بهبود کارایی

شیوه حضور و غیاب دستی به ساعات کار فراوان نیاز دارد که نتایج آن نیز کاملا دقیق نیستند، اما با استفاده از شیوه حضور و غیاب آنلاین با خودکار سازی کارها و ارائه مدیریت بیشتر بر عملکرد کارکنان، به شما اجازه می‌دهد که برای بهبود عملکرد سیستم خود، سیاست های مناسب تری را اجرا کنید.

  • دسترسی به اطلاعات بیشتر در یک قالب جذاب تر

برای دسترسی به عملکرد یک کارمند خاص، نیاز به زمان زیادی ندارید و کافی است که به بخش مدیریت و یا اپلیکیشن خود مراجعه کنید؛ تمام اطلاعات در یک رابط کاربر پسند ارائه شده است.

  • مدیریت آسان تر ماموریت، درخواست های مرخصی و اضافه کاری
  • انعطاف پذیری بالا

برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان می‌توانید از سیستم های مختلفی که معرفی شد، یکی را انتخاب کنید و انتخاب شما فقط به فرم های مبهم محدود نیست.

  • امنیت بالاتر

این سیستم ها و اپلیکیشن ها با ویژگی های امنیتی بالا ساخته شده اند و اطلاعات کارکنان، در یک دیتابیس امن نگهداری می‌شود

  • قابلیت اتصال به سیستم های مدیریت حقوق و دستمزد

برای خودکار سازی پرداخت حقوق کارکنان، کافی است که داده های به دست آمده از شیوه حضور و غیاب آنلاین را به سیستم های حقوق و دستمزد ارائه دهید، تا تمامی مراحل محاسبه حقوق و پرداخت بدون دخالت عامل انسانی انجام گیرد، از خطاها جلوگیری می‌شود و مدیریت بهتری در زمان و عملکرد خواهید داشت.